Hva er Teams?
Teams er en komplett løsning for chat og nettmøter, og gjør det enkelt å samarbeide med integrerte apper som for eksempel Word, Excel og PowerPoint. Det er uendelig mange muligheter i Teams. En av dem er å opprette ulike kanaler, som kan brukes til kunnskapsdeling for ulike avdelinger i bedriften. Plattformen brukes ofte til å sende en rask beskjed til en kollega eller ha korte samtaler om et emne. Plattformen gir mer fleksibilitet i arbeidshverdagen, da en ikke trenger å være i samme rom for å samhandle. En felles plattform er viktig, her kan de ansatte spille hverandre gode.
8 tips for å holde effektive møter i Teams
1. Samhandle med personer i og utenfor selskapet
Det er enkelt å arrangere møter i Teams. Om du skal gjennomføre et internt møte velger du “Nytt Teams-møte” i Outlook. Om du ønsker å ha med noen eksterne, legger du til e-postadressen og Teams tar hånd om resten, som å sende ut invitasjon og instrukser om hvordan gjesten blir med i møtet.
2. Mulighet til å ringe inn til et møte
Om du befinner deg i en situasjon hvor du ikke har internett eller er på farten, har du muligheten til å ringe inn til et møte fra telefonen din.
3. Ha kontroll på møter med kalender rett i Teams
Når det kommer til å definere roller og tillatelser for deltakere i møtet, har du som møtearrangør mange alternativ. Du kan for eksempel velge å aktivere en møtelobby, hvor møtearrangører velger når og hvem som skal tas inn i møte. I tillegg kan du blant annet utpeke hvem som kan få presentere, snakke, og starte/stoppe innspillinger.
4. Kamera gjør at en kan se hverandre selv om en ikke er i samme rom
Om man ikke har mulighet til å møtes, er det nest beste å ha videomøter. Oppfordre alle i Teams-møte til å slå på video. Om du sitter på en lokasjon hvor det kan være en del bakgrunnsstøy, anbefaler vi å gjøre bakgrunnen uskarp. Dette kan både gjøres når du går inn i møtet, eller midt under møtet.
5. Del bare det du ønsker skal deles
Når du deler skjermen din i et Teams-møte, har du mulighet til å kontrollere hva andre kan se. I noen tilfeller trenger du kanskje å vise hele skrivebordet, i andre tilfeller holder det kanskje at du kun deler et bestemt vindu.
6. Alle kan skrive på “whiteboard” sammen
Selv om dere ikke sitter i samme rom, betyr ikke det at dere ikke kan brainstorme på en tavle. Microsoft Whiteboard er integrert i hvert Teams-møte, og det tillater ale møtedeltagere til å tegne på en tavle, enten med berøring eller med mus.
7. Få med deg møte, selv om du ikke kan være med akkurat når det foregår
Det er fullt mulig å spille inn møter i Teams. Noen ganger er man dobbeltbooket, andre ganger kommer man for sent i møte. Ved å ta opptak av møtet, blir det sendt en link i chatten, slik at man kan se på møtet i ettertid. Er møte på engelsk har man også muligheten til å søke i møtetranskriptet og hoppe rett inn på et valgt tidspunkt. Foreløpig funker teksting av møter kun om man snakker engelsk.
8. Godt utstyr gjør at du blir sett og hørt i møtene
Vi har alle vært i møter hvor man har hatt problemer med enten lyd eller kamera. Det fins en rekke sertifiserte Teams-enheter som er laget for å sikre at du blir sett og hørt på en god måte.
