I slutten av mars, noen uker etter at myndighetene trakk i nødbremsen og stengte skoler og anbefalte alle som kunne å jobbe hjemme, presenterte finansminister Jan Tore Sanner kompensasjonsordningen for næringslivet på en pressekonferanse.
Bits, finansnæringens infrastrukturselskap, var tungt involvert i etableringen av ordningen, sammen med DNB, Skattedirektoratet, Finans Norge og en rekke andre leverandører og etater. Da Kompenasjonsordning.no ble lansert tre uker senere, hadde rundt 200 personer spredt over hele landet, fordelt på 12 ulike bedrifter og offentlige etater, bidratt til å lage løsningen.
Hvordan var det mulig for virksomheter som er rigget for tradisjonelt kontorarbeid å koordinere og løse et slikt megaprosjekt fra hjemmekontorene på bare tre uker? I Bits er de ikke i tvil om at deler av svaret er Microsoft Teams. Og det bidro til så høy effektivitet at det ikke var mulig å gjennomføre et eneste fysisk møte.
Bits var godt forberedt
Bits som selskap ble etablert i 2016, men hadde med seg 30 års arv i form av dataarkiver fra ulike organisasjonsenheter før dem. Ved etableringen av selskapet var det en stor utfordring å samle alle disse arkivene i en felles SharePoint-løsning.
Da de i fjor sommer fikk råd og hjelp av oss med overgangen til Microsoft 365 E5, var målet først og fremst å skru opp sikkerheten og få på plass Azure information protection, siste versjon av SharePoint og utvikle arbeidsflyt, -grupper og rutiner knyttet til dette. Teams fulgte med som en bonus.
— Viljen til å bruke masse tid på reiser til møter er absolutt endret, sier Eivind Gjemdal i Bits. (foto: Delta V)
— Gjennom høsten hadde vi gode erfaringer med chat og møter på Teams, blant annet fordi vi også hadde investert i et møteromssystem som inngår som en Teams-ressurs. Så hadde vi hatt en modning på det med Teams og lærte mye av Braathe gjennom vinteren, om hvordan vi kunne inkludere SharePoint, lage kanaler og sette opp ulike Teams osv., forteller fagsjef Brynjel Johnsen i Bits.
Dermed var Bits godt forberedt i det Teams-bruken eksploderte på hjemmekontorene den 12. mars.
Les mer om alle mulighetene som ligger i Teams.
— Fram til da hadde vi stort sett sittet på kontoret, og hatt noen på hjemmekontor av og til. Plutselig gikk alle hjem, og vi fikk et helt annet behov for en plattform for å samarbeide. I forbindelse med pandemien og kompensasjonsordningen så vi virkelig hvordan dette kan utnyttes, legger administrerende direktør, Eivind Gjemdal til.
Inviterte gjestebrukere
— Da vi ble prosjektkontor for kompensasjonsordningen, tok det bare 10 minutter før det var satt opp Teams for eksterne og interne, med deling av dokumenter. Det gikk veldig fort. Vi visste hvordan vi skulle løse det, og slapp å åpne opp verktøykassen for å lete etter løsninger, sier Gjemdal
— Aktører som ikke hadde tatt i bruk Teams enda, ble satt opp som gjestebruker hos oss og brukte vår Teams til å avholde møter. De hadde en utviklerkanal hvor utviklere satt og jobbet, og da var det utviklere på tvers av organisasjoner. Det ble avholdt møter, morgenmøter og utviklingsmøter. Det var lange og korte møter på vår Teams, fordi de ikke hadde Teams selv enda, forteller Johnsen.
Han trekker fram arbeidet med kompensasjonsordningen som spesielt interessant fordi de fleste ikke kjente hverandre fra før, men likevel samarbeidet svært godt.
— Vi hadde en avslutningsfest også, selvsagt på Teams, der vi satt en lørdagskveld og oppsummerte, for det var jo ikke lov å møtes fysisk den gangen, forteller han.
Johnsen er den som jobber tettest med oss. I tillegg til Microsoft-tjenester leverer vi både PC-drift, internettlinjer, nettverk som tjeneste og oppsett av WiFi, og sikker linje mot servere som Bits har i datasenteret vårt.
— I en slik situasjon er vi jo sårbare for tekniske feil, men vi har hatt en leverandør som har hatt feilfri produksjon. Sharepoint og Teams har fungert uten feil, legger Gjemdal til.
Les om Digital Arbeidsplass her.
Verdiskapning og produktivitet i framtiden
Gjemdal er opptatt av å ta med de gode erfaringene fra digital samhandling under pandemien videre inn i framtiden, og fortsette å utnytte potensialet i Teams.
— Gjennom koronapandemien har digitale møter og digitale samhandlingsplattformer fått et kjempeløft, fordi verdien er så tydelig dokumentert. Man ser at bedrifter landet rundt, inkludert vår industri, har klart å opprettholde produktiviteten, på tross av at vi ikke kunne møtes fysisk. Grunnen til det er jo gode IT-verktøy i form av dokumentdeling og en plattform for samhandling.
— Jeg har hatt flere møter med andre i bank- og finansnæringen de siste ukene, og alle reflekterer over det samme. Tenk så mye vi har lært om digital samhandling og effektivitet i den digitale kanalen. Viljen til å bruke masse tid på reiser til møter er absolutt endret, sier han.
Gjemdal oppfatter at de digitale møtene ofte er bedre agendastyrt og klarere oppsummert. Samtidig er han klar på at noen aspekter ved fysiske møter går tapt, siden man mister noe av ansiktsmimikken til dem som deltar, og ikke like enkelt fanger opp om en deltaker sitter og grubler og ikke er med.
—Det er fortsatt viktig å møtes fysisk av og til, men kanskje man kan ta to av tre møter digitalt fordi man sparer så enormt mye tid på det, sier Gjemdal.
— Det har fungert utmerket. Jeg sier bare hvor jeg vil ha et WiFi-punkt, så ordner de det, sier Brynjel Johnsen om samarbeidet med oss. (Foto: Delta V)
Han er klar på at selskapet han leder har vært gjennom en svært rask digital transformasjon når det kommer til samhandling:
— Å nå det nivået av digital samhandling vi har i dag, tror jeg ville ha tatt 5-10 år i en normalsituasjon. Nå har vi gjort det på tre måneder i stedet, avslutter han.
