For kort tid siden skrev vi om brukeradopsjon og viktigheten av god opplæring når nye verktøy rulles ut på arbeidsplassen. En av grunnene til at det er så viktig er for å unngå og forhindre trusler du kanskje ikke vet om. En av dem er skygge-IT.
Alle opplever det
Skygge-IT er noe de fleste bedrifter opplever i løpet av året. Det er vanskelig å unngå, og i en tid hvor IT er så viktig og mange befinner seg på hjemmekontor har kanskje folk tydd til skygge-IT løsninger uten at de vet det. Det kan fort bli kostbart og kjipt for folkene involvert og selvsagt for bedriften.
Hva er skygge-IT?
Skygge-IT er kort og godt når du eller dine kollegaer tar i bruk andre løsninger enn hva som er angitt IT-løsning på arbeidsplassen. Det kan være flere grunner til det, og en av dem er ofte at dere ikke er godt nok kjent eller vant med verktøyene som egentlig skal brukes. Da er det lettere og kanskje mer effektivt enn å “styre” rundt i disse nye verktøyene bedriften har rullet ut.
Et eksempel kan være at du har fått beskjed om å skrive ferdig et dokument som skal sendes internt. Arbeidsplassen har akkurat tatt i bruk skyen, og alle dokumenter ligger derfor en Wifi-strek unna, og det anbefalte er å jobbe i nettleseren når man sitter på en annen pc enn jobb-pcen. Du liker best å laste ned og jobbe med det på den private pcen din, derfor gjør du det og limer inn endringene dine i etterkant.
Les mer om brukeradopsjon og hvorfor det er viktig å bruke tid på opplæring.
Lese om sikkerhet i ro og mak? Last ned vår e-bok om temaet.
Hvorfor er det en trussel?
Når skygge-IT oppstår trenger det ikke nødvendigvis å være farlig, og mange kan sikkert kjenne seg igjen i eksempelet ovenfor. Problemet oppstår likevel allerede når filen eller filene blir lastet ned. Da har bedriften blitt eksponert for potensielle farer, som de nå ikke har kontroll over fordi det skjer på din private pc og har forlatt skyen.
Hvilke trusler som finnes:
- Det er ukjent terreng for IT-personalet. Informasjonen, altså verdien til din bedrift, ligger nå på en ukjent PC og i ukjent terreng som IT-avdelingen eller IT-personalet til bedriften din ikke har kontroll over. Dette vil også gjøre dem avhengig av deg som person, gjerne i forbindelse med private passord. I tillegg til at problemet som oppstår kanskje aldri når frem til de som kan løse det.
- Informasjonen kan komme på avveie. Din private PC kan det være snusk på. Som et virus du ikke kjenner til eller kanskje dere er flere brukere? Da kan informasjonen fort komme på avveie og skape vanskelige situasjoner.
- Sikkerheten er fjernet. Alle pcer har en viss grad av sikkerhet, men de vil ikke måle seg med skyen bedriften din har. Derfor er informasjon du har lastet ned nå lettere tilgjengelig for hackere eller andre interessenter med dårlige hensikter.
- Svekket personvern. Du som enkeltperson er nå potensielt offer for angrep, i tillegg til at det som blir lastet ned kan avsløre navn, numre eller lignende som kan skape konsekvenser for andre.
- Fare for feilbehandling. Med skygge-IT vil også potensielt flere prosesser suse nedenom og hjem igjen. Dette kan gjelde behandling og håndtering av eksterne kunder, interne ansatte eller andre som er involvert.
Ta reisen til skyen og sikre dataene dine mer enn noen gang før. La oss vise deg skyen her!
Så hvordan forebygger vi skygge-IT?
I Braathe Gruppen er vi opptatt av å sikre god nok opplæring av ansatte i alle programmer og verktøy som rulles ut. Sikre deg at de ansatte forstår, er komfortabel med og adopterer det i sin arbeidshverdag.
Bevisstgjør dine ansatte i arbeidshverdagen. Forklar dem hva skygge-IT er og hvorfor det kan få konsekvenser for dem som privatperson og for arbeidsplassen. Lær dem hvordan vi kan unngå det sammen. Oppmuntre til å stille spørsmål til det nye verktøyet, be om mer informasjon og ha både 1 til 1 og felles runder med opplæring internt. Det er mest sannsynlig billigere enn alternativet.
Trenger du bistand på opplæringen? Det kan vi alltid hjelpe med, og vi har flere eksperter som vet akkurat hva som trengs. Send oss en mail for å vite mer!
